"ELENA" - Der elektronische Entgeltnachweis
26.11.2009
Arbeitgeber ab 01.01.2010 zur elektronischen Übermittlung von Entgeltabrechnungen verpflichtet
Alle Arbeitgeber müssen ab 01.01.2010 monatlich, für jeden Beschäftigten mit der Entgeltabrechnung eine Meldung an die Zentrale Speicherstelle der Sozialversicherungsträger (ZSS) in Würzburg senden. Dies gilt auch für Monate, in denen ein Entgelt nicht gezahlt wird, das Arbeits- oder Dienstverhältnis aber weiter besteht. Die Meldung umfasst abrechnungsrelevante Daten wie Sozialversicherungsnummer, Vor- und Familienname, Geburtsdatum und Anschrift, Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes, das erfasste Einkommen des Beschäftigten sowie die individuelle wöchentliche, alternativ die monatliche Arbeitszeit. Des Weiteren werden über die Lohnabrechnung hinausgehende Informationen zu Auszubildenden wie der Beginn der Ausbildung oder das voraussichtliche Ende der Ausbildung erfasst. Bei einer Kündigung werden Zusatzinformationen wie befristetes Arbeitsverhältnis j/n, Kündigungsdatum, schriftliche Kündigung j/n, betriebsbedingte Kündigung j/n, Kündigungsschutzklage j/n, Kündigung per Post j/n, Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens übermittelt.
Mit der Entgeltbescheinigung hat der Arbeitgeber den Beschäftigten darauf hinzuweisen, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden und dass ein Auskunftsrecht gegenüber der ZSS besteht. Die Form über die Mitteilung bleibt dem Arbeitgeber überlassen. Folgender Text erfüllt die gesetzlichen Mindestanforderungen: „Wir sind seit 01.01.2010 gesetzlich verpflichtet monatlich die in ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des ELENA - Verfahrens an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. ELENA regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen."
Nach der Übermittlung der Daten werden diese bei der ZSS verschlüsselt gespeichert und ab 2012 für jeden Arbeitnehmer, der einen Entgeltnachweis zur Beantragung von Arbeitslosengeld, Wohngeld oder Bundeselterngeld benötigt, der zuständigen Behörde unter Einsatz einer Signaturkarte zur Verfügung gestellt. Mit dem Einsatz der digitalen Signatur werden die Daten wieder entschlüsselt und für die zuständigen Behörden zwecks Berechnung der Leistungsansprüche verwendet. Bis 2012 müssen Beschäftigte weiterhin bei Behörden Papierbescheinigungen vorlegen wenn sie Sozialleistungen beantragen. Die Arbeitgeber werden hierfür künftig nicht mehr anlassbezogen schriftliche Bescheinigungen ausstellen, sondern monatlich Einkommensdaten an die zentrale Speicherstelle melden.
Fazit: Im Falle, dass Sie als Arbeitgeber selbst die Lohnabrechnung im Unternehmen vornehmen, sollten sie überprüfen, ob ihre Lohnabrechnungssoftware es Ihnen ermöglicht die entsprechenden Nachweise direkt an die Zentrale Speicherstelle zu senden. Alternativ kann die Meldung auch über die Software sv.net/classic in der Version 10.0 abgesetzt werden (
hier downloadbar ab 2010).
Arbeitgeber, die ihre Lohnabrechnungen über ihr Steuerbüro oder andere Dienstleister abwickeln, sollten sich mit diesen Stellen in Verbindung setzen und überprüfen, ob die erforderlichen Meldungen von dort aus fristgerecht erfolgen.
Weitere Infos zum ELENA-Verfahren finden Sie unter:
http://www.das-elena-verfahren.de/
